Khi gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp, cần ghi rõ những thông tin gì để nhận được báo giá chính xác?
Một báo giá chỉ chính xác khi thư hỏi giá của bạn nêu đủ bốn nhóm thông tin: hàng gì, bao nhiêu, giao theo điều kiện nào tới cảng nào, và cần kèm chứng từ gì. Thiếu một nhóm là các báo giá nhận về không so sánh được với nhau, và bạn phải hỏi lại vòng hai — mất trung bình một đến hai tuần cho mỗi vòng.
Bài viết dành cho: nhà phân phối chuẩn bị gửi thư hỏi giá đầu tiên cho nhà cung cấp Hàn Quốc, hoặc đang nhận về những báo giá lệch nhau không hiểu vì sao.
Phân biệt nhanh: RFQ (Request for Quotation — yêu cầu báo giá) là thư hỏi giá; PI (Proforma Invoice — hóa đơn chiếu lệ) là báo giá chính thức dùng làm căn cứ đặt cọc; PO (Purchase Order — đơn đặt hàng) là văn bản bạn xác nhận mua.
Lưu ý pháp lý: nội dung rà soát tháng 08/2026, áp dụng Thông tư 31/2022/TT-BTC về mã HS, Thông tư 40/2015/TT-BCT được sửa đổi bởi Thông tư 09/2022/TT-BCT về quy tắc xuất xứ VKFTA, Nghị định 69/2018/NĐ-CP (đến hết 04/9/2026) và Nghị định 292/2026/NĐ-CP (từ 05/9/2026), Nghị định 37/2026/NĐ-CP về ghi nhãn hàng hóa.
- Yêu cầu báo giá là gì và vì sao thư hỏi giá thiếu thông tin lại làm hỏng bài toán giá vốn?
- Phần mô tả sản phẩm cần ghi những gì để nhà cung cấp không hiểu nhầm?
- Số lượng và điều kiện giao hàng phải ghi thế nào để so sánh được các báo giá?
- Cần yêu cầu những chứng từ nào ngay từ khâu hỏi giá?
- Thanh toán, hàng mẫu và thời gian giao nên nêu ra sao?
- Một thư hỏi giá đầy đủ gồm những mục nào?
- Câu hỏi thường gặp
Yêu cầu báo giá là gì và vì sao thư hỏi giá thiếu thông tin lại làm hỏng bài toán giá vốn?
Yêu cầu báo giá là thư hỏi giá có cấu trúc, không phải một câu hỏi "giá bao nhiêu". Báo giá chỉ dùng được khi bạn nêu đủ hàng gì, số lượng bao nhiêu, giao theo điều kiện nào tới đâu và cần chứng từ gì. Thiếu một nhóm thì các báo giá nhận về nằm trên những cơ sở khác nhau, không so sánh được.
Tình huống quen thuộc: bạn hỏi ba nhà cung cấp Hàn Quốc cho cùng một sản phẩm và nhận về ba con số chênh nhau 30%. Rất thường xuyên, đó không phải chênh lệch năng lực mà là chênh lệch cơ sở báo giá — một bên báo giá tại xưởng, một bên báo giá đã có cước biển, một bên báo giá cho quy cách đóng gói khác. Nếu thư hỏi giá không ấn định sẵn cơ sở chung, bạn không có gì để so sánh.
Hai thông tin quyết định giá vốn mà người mới hay bỏ sót ngay từ thư đầu tiên là mã HS dự kiến và điều kiện giao hàng. Mã HS quyết định thuế suất nhập khẩu và việc hàng có bị quản lý chuyên ngành hay không; điều kiện giao hàng quyết định phần chi phí nào đã nằm trong giá và phần nào bạn phải tự trả thêm. Không có hai thông tin này, con số nhà cung cấp gửi về chỉ là giá mua, không phải giá vốn.
Phần mô tả sản phẩm cần ghi những gì để nhà cung cấp không hiểu nhầm?
Mô tả sản phẩm phải đủ để nhà máy khóa được đúng một mã hàng: tên thương mại, mã sản phẩm của nhà máy, dung tích hoặc khối lượng tịnh, quy cách đóng gói, thành phần hoặc chất liệu chính, mã HS dự kiến và ảnh minh họa. Một dòng sản phẩm Hàn Quốc thường có nhiều phiên bản dung tích và bao bì khác nhau.
| Mục | Cách ghi | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Tên và mã sản phẩm | Tên tiếng Anh hoặc tiếng Hàn kèm mã hàng của nhà máy nếu có | Khóa đúng phiên bản, tránh báo nhầm dòng gần giống |
| Dung tích / khối lượng tịnh | Ví dụ: 150 ml, 50 g | Cùng tên sản phẩm nhưng khác dung tích là khác giá và khác cước |
| Quy cách đóng gói | Số sản phẩm mỗi thùng, kích thước và trọng lượng thùng | Là cơ sở tính cước, tính số thùng trên pallet và trên container |
| Thành phần / chất liệu chính | Bảng thành phần đầy đủ hoặc vật liệu tiếp xúc | Quyết định nhóm quản lý chuyên ngành và hồ sơ công bố |
| Mã HS dự kiến | Mã 8 chữ số theo danh mục hiện hành | Quyết định thuế suất và thủ tục nhập khẩu |
| Ảnh hoặc liên kết sản phẩm | Ảnh nhãn gốc rõ chữ, cả mặt trước và mặt sau | Giúp đối chiếu đúng hàng và chuẩn bị nội dung nhãn phụ |
Mã HS (Harmonized System — hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa) tra theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam ban hành kèm Thông tư 31/2022/TT-BTC. Bạn không cần chắc chắn tuyệt đối ở khâu hỏi giá, nhưng nêu một mã dự kiến giúp cả hai bên phát hiện sớm nếu sản phẩm rơi vào nhóm cần giấy phép.
Nguồn: Thông tư 31/2022/TT-BTC về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam
Đừng chỉ gửi ảnh chụp màn hình từ sàn bán lẻ Hàn Quốc rồi hỏi "cái này bao nhiêu". Nhiều nhà máy sản xuất song song bản nội địa và bản xuất khẩu với bao bì, dung tích và cả công thức khác nhau. Nếu không ghi rõ bạn cần bản nào, báo giá nhận về có thể đúng số nhưng sai hàng — và sai lệch đó chỉ lộ ra khi container đã cập cảng.
Số lượng và điều kiện giao hàng phải ghi thế nào để so sánh được các báo giá?
Hãy hỏi giá theo hai đến ba mốc số lượng thay vì một con số duy nhất, và ấn định sẵn điều kiện giao hàng kèm tên cảng đích cùng phiên bản Incoterms. Cách này vừa cho bạn nhìn thấy điểm gãy giá theo sản lượng, vừa buộc mọi nhà cung cấp báo trên cùng một cơ sở.
Về số lượng, cách viết hiệu quả là nêu thang: chẳng hạn báo giá cho 500, 1.000 và 3.000 sản phẩm. Nhà cung cấp sẽ tự cho biết mốc nào chạm số lượng đặt hàng tối thiểu của họ và mốc nào bắt đầu có giá tốt hơn. Nếu bạn chỉ hỏi một mốc, bạn mất luôn thông tin về độ co giãn của giá.
Về điều kiện giao hàng, hãy ghi đầy đủ dạng "CIF Cảng Hải Phòng, Incoterms 2020" chứ không ghi mỗi "CIF". Incoterms là bộ quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, phiên bản hiện hành là Incoterms 2020, xác định ai trả chi phí và ai chịu rủi ro đến điểm nào. Với hàng đóng container, ICC khuyến nghị dùng FCA và CIP thay cho FOB và CIF, dù thực tế thị trường vẫn dùng cả bốn.
Nguồn: ICC — Incoterms rules
Thêm một dòng vào thư hỏi giá: "Vui lòng báo giá theo cả hai điều kiện FOB và CIF tới cảng đích của chúng tôi." Chênh lệch giữa hai con số chính là mức cước và bảo hiểm mà nhà cung cấp đang tính. So con số đó với báo giá của một đơn vị giao nhận trong nước, bạn biết ngay nên tự thuê tàu hay để bên bán lo.
Cần yêu cầu những chứng từ nào ngay từ khâu hỏi giá?
Hỏi ngay ở thư đầu tiên, đừng đợi tới lúc ký hợp đồng. Quan trọng nhất là chứng nhận xuất xứ, vì nó quyết định bạn có được hưởng thuế ưu đãi hay không. Sau đó tới các giấy tờ theo ngành hàng như giấy chứng nhận lưu hành tự do, phiếu kiểm nghiệm, bảng dữ liệu an toàn và giấy ủy quyền.
Hàng có xuất xứ Hàn Quốc kèm chứng nhận xuất xứ hợp lệ có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo Biểu thuế VKFTA ban hành tại Nghị định 125/2022/NĐ-CP cho giai đoạn 2022 - 2027. Quy tắc xuất xứ trong Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam - Hàn Quốc (VKFTA) thực hiện theo Thông tư 40/2015/TT-BCT, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 09/2022/TT-BCT có hiệu lực từ 01/8/2022. Nếu nhà cung cấp không cấp được C/O (Certificate of Origin — giấy chứng nhận xuất xứ), phần thuế chênh lệch sẽ do bạn gánh, nên đây là câu hỏi phải đặt trước khi bàn giá.
Nguồn: Thông tư 09/2022/TT-BCT sửa đổi Thông tư 40/2015/TT-BCT về quy tắc xuất xứ VKFTA · Nghị định 125/2022/NĐ-CP về Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt VKFTA
| Chứng từ | Ai cấp | Nhóm hàng thường cần |
|---|---|---|
| C/O mẫu KV (VKFTA) hoặc mẫu AK (ASEAN - Hàn Quốc) | Cơ quan hoặc tổ chức được ủy quyền cấp tại Hàn Quốc | Mọi nhóm hàng muốn hưởng thuế ưu đãi đặc biệt |
| CFS (Certificate of Free Sale — giấy chứng nhận lưu hành tự do) | Cơ quan quản lý tại Hàn Quốc | Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, hóa chất gia dụng |
| CoA (Certificate of Analysis — phiếu kiểm nghiệm) | Nhà sản xuất hoặc phòng thử nghiệm | Thực phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm |
| MSDS (Material Safety Data Sheet — bảng dữ liệu an toàn) | Nhà sản xuất | Hóa chất, mỹ phẩm dạng lỏng, hàng có pin, hàng vận chuyển hàng không |
| LOA (Letter of Authorization — giấy ủy quyền) | Nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm | Mỹ phẩm và các nhóm cần đứng tên công bố tại Việt Nam |
Với mỹ phẩm, hồ sơ công bố sản phẩm nộp tại Cục Quản lý Dược cần cả giấy ủy quyền và giấy chứng nhận lưu hành tự do, theo Thông tư 06/2011/TT-BYT đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 34/2025/TT-BYT. Với thực phẩm, cơ chế tự công bố và đăng ký bản công bố áp dụng theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Danh mục hàng hóa phải nộp giấy chứng nhận lưu hành tự do và thẩm quyền quản lý được quy định tại Nghị định 69/2018/NĐ-CP, và từ 05/9/2026 chuyển sang Nghị định 292/2026/NĐ-CP.
Nguồn: Thông tư 06/2011/TT-BYT về quản lý mỹ phẩm · Thông tư 34/2025/TT-BYT · Nghị định 292/2026/NĐ-CP
Thanh toán, hàng mẫu và thời gian giao nên nêu ra sao?
Nêu đề xuất của bạn thay vì hỏi mở. Ghi rõ phương thức và tỷ lệ đặt cọc bạn mong muốn, hỏi thời gian sản xuất tách riêng với thời gian giao lên tàu, xác định ai trả phí hàng mẫu, và yêu cầu báo giá ghi rõ đồng tiền cùng số ngày hiệu lực.
Về thanh toán, cách phổ biến trên tuyến Hàn - Việt là chuyển khoản với một phần đặt cọc khi xác nhận đơn và phần còn lại thanh toán trước hoặc sau khi có bộ chứng từ. Hãy nêu tỷ lệ bạn đề xuất và hỏi ngược lại xem nhà cung cấp có chấp nhận không — đàm phán từ một đề xuất cụ thể luôn nhanh hơn hỏi "các anh muốn thanh toán thế nào".
Về thời gian, đừng hỏi gộp thành một con số. Lead time thực tế gồm ít nhất năm đoạn: xác nhận đơn, sản xuất hoặc gom hàng, làm thủ tục xuất khẩu và xếp hàng, vận chuyển quốc tế, rồi thông quan và vận chuyển nội địa. Người mới thường chỉ tính đoạn vận chuyển quốc tế nên bị hụt kế hoạch bán hàng vài tuần.
Về hàng mẫu, hãy hỏi thẳng trong thư đầu tiên: có mẫu miễn phí không, phí mẫu và phí chuyển phát bên nào chịu, và nếu sau đó đặt hàng chính thức thì phí mẫu có được trừ vào đơn hàng không. Nhiều nhà cung cấp Hàn Quốc chấp nhận khấu trừ nhưng chỉ nêu khi được hỏi.
Một thư hỏi giá đầy đủ gồm những mục nào?
Một thư hỏi giá dùng được gói gọn trong mười mục, viết bằng tiếng Anh ngắn gọn kèm một bảng tính đính kèm. Nếu hỏi nhiều mã cùng lúc, hãy để mỗi mã một dòng trong bảng thay vì mô tả bằng văn xuôi trong thân thư.
Mười mục cần có trong thư hỏi giá:
- Giới thiệu ngắn về doanh nghiệp: tên pháp nhân, lĩnh vực, kênh phân phối đang có tại Việt Nam.
- Danh sách sản phẩm cần báo giá, kèm mã hàng, dung tích và ảnh.
- Mã HS dự kiến của từng mã hàng.
- Hai đến ba mốc số lượng để nhà cung cấp báo theo thang.
- Điều kiện giao hàng kèm tên cảng đích và phiên bản Incoterms 2020.
- Quy cách đóng gói mong muốn và yêu cầu về nhãn nếu có.
- Danh sách chứng từ yêu cầu, đặt chứng nhận xuất xứ ở vị trí đầu tiên.
- Phương thức và tỷ lệ thanh toán đề xuất.
- Yêu cầu về hàng mẫu: số lượng, ai chịu phí, có khấu trừ vào đơn chính thức không.
- Thời hạn mong muốn nhận báo giá và số ngày hiệu lực của báo giá.
Đính kèm một bảng tính với các cột đã điền sẵn phần của bạn và để trống cột đơn giá, thời gian sản xuất, số lượng đặt hàng tối thiểu cho nhà cung cấp điền. Bạn nhận lại các báo giá cùng định dạng, so sánh trong vài phút thay vì đọc năm email dài. Viết tiếng Anh ngắn, câu đơn, tránh dịch máy từ tiếng Việt vì thuật ngữ thương mại hay bị dịch sai.
Cuối cùng, hãy lưu lại thư hỏi giá và bảng so sánh của từng vòng đàm phán. Khi hàng về và bạn tính được giá vốn thật, bộ hồ sơ này cho biết chỗ nào bạn đã ước lượng sai để lần hỏi giá sau chặt chẽ hơn.
Câu hỏi thường gặp
MOQ nhà cung cấp đưa ra cao hơn khả năng của tôi, có cách nào thương lượng không?
Có, và hướng dễ được chấp nhận nhất là gom nhiều mã nhỏ vào một đơn để đạt số lượng tối thiểu tổng thay vì xin giảm cho từng mã. Bạn cũng có thể đề nghị chia lô giao nhiều đợt trong một hợp đồng khung, hoặc chấp nhận đơn giá cao hơn cho lô đầu để đổi lấy số lượng nhỏ. Nêu rõ kế hoạch đặt hàng cả năm giúp đề nghị của bạn đáng tin hơn.
Giá nhà cung cấp Hàn Quốc đưa ra thường là giá gì, và tôi nên tính biên lợi nhuận thế nào?
Nếu không ghi rõ điều kiện, phần lớn nhà cung cấp báo giá tại xưởng hoặc giá giao lên tàu, chưa gồm cước và thuế. Muốn tính biên lợi nhuận, hãy dựng giá vốn đầy đủ gồm giá mua, cước, phụ phí tại cảng, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, phí thủ tục và chi phí hồ sơ, rồi mới so với giá bán dự kiến trên thị trường Việt Nam.
Xin hàng mẫu trước khi đặt số lượng lớn thì thường ai chịu phí?
Thông lệ phổ biến là nhà cung cấp có thể miễn phí sản phẩm mẫu nhưng người mua trả phí chuyển phát quốc tế. Với hàng giá trị cao hoặc mẫu số lượng nhiều, bạn thường phải trả cả hai khoản. Nên xin đủ mẫu cho ba việc: kiểm tra chất lượng, gửi kiểm nghiệm nếu ngành hàng yêu cầu, và đưa cho vài khách hàng tiềm năng dùng thử.
Trước khi chuyển tiền đặt cọc, tôi nên kiểm tra những gì?
Kiểm tra ba lớp: pháp nhân, năng lực và dòng tiền. Đối chiếu tên tiếng Anh trên giấy đăng ký kinh doanh Hàn Quốc với tên trên hóa đơn chiếu lệ và hợp đồng, gọi video xem kho và hàng thực tế, và chỉ chuyển tiền vào tài khoản đứng đúng tên pháp nhân ghi trên hợp đồng. Tài khoản mang tên cá nhân là dấu hiệu phải dừng lại.
Nhập hàng từ Hàn Quốc nên đi đường biển hay hàng không, và mất bao lâu?
Đường biển phù hợp với hàng cồng kềnh, giá trị đơn vị thấp và không gấp; đường hàng không phù hợp với hàng mẫu, hàng giá trị cao hoặc hàng cần ra thị trường sớm. Điểm cần nhớ là tổng thời gian không chỉ là chặng vận chuyển: phải cộng thêm thời gian sản xuất, làm thủ tục xuất khẩu, thông quan tại Việt Nam và vận chuyển nội địa. Hãy yêu cầu nhà cung cấp tách riêng từng mốc.
Mở ra cơ hội trở thành nhà phân phối hàng Hàn Quốc cùng Makenov
Kết nối với nhà cung cấp Hàn Quốc, tìm kiếm cơ hội phân phối, yêu cầu báo giá, nhận hàng mẫu và trao đổi điều kiện nhập hàng — tất cả trên một nền tảng, dù bạn ở bất cứ đâu.
Xem lịch gặp mặtĐủ 5 doanh nghiệp, nhà cung cấp sang tận nơi
Hãy đăng ký gặp nhà cung cấp bạn quan tâm. Khi đủ số lượng, đại diện nhà cung cấp sẽ sang Việt Nam gặp trực tiếp 1:1.
Xem lịch gặp mặt
